Stellen Sie sich vor: Sie checken in einem Hotel ein, gehen ins Business-Center, und zwischen Werbeflyern liegt ein Stapel Dokumente mit sensiblen Informationen zu einem internationalen Gipfeltreffen. Genau das ist kürzlich in Anchorage passiert – interne Unterlagen zum Alaska-Gipfel zwischen dem amerikanischen und dem russischen Präsidenten blieben im Drucker zurück. Ein Fauxpas einer Mitarbeiterin von Donald Trump, der für Kopfschütteln sorgt, aber auch zum Nachdenken anregen sollte: Wie gehen wir eigentlich mit unseren eigenen Dokumenten um?
Die unterschätzte Schwachstelle: der Drucker
Ob Meeting-Agenda, vertrauliche Finanzpläne oder private Patientenakten – vieles davon landet früher oder später im Drucker. Und viel zu oft bleibt es dort liegen. In Unternehmen mag das „nur“ ärgerlich sein, im diplomatischen Umfeld kann es zur internationalen Schlagzeile werden.
Der Vorfall zeigt: „Sicherheit am Arbeitsplatz endet nicht bei Firewalls oder verschlüsselten Mails“, so Christopher Reinhard, Offering Manager bei Konica Minolta. „Der physische Ausdruck ist nach wie vor eine ganz entscheidende Station im Informationsfluss.“
„FollowMe-Printing“ – Sicherheit mit einem Handgriff
Ein Prinzip, das schon länger in modernen Büros Einzug hält, ist FollowMe-Printing. Die Idee: Druckaufträge werden nicht sofort ausgespuckt, sondern warten in einer geschützten Warteschlange. Erst wenn sich die Nutzerin oder der Nutzer am Gerät authentifiziert – mit Chipkarte, Smartphone oder PIN – startet der Druck.
Das klingt erstmal unspektakulär, löst aber gleich mehrere Probleme:
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Diskretion: keine vergessenen Dokumente mehr im Ausgabefach,
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Flexibilität: Ausdrucke sind von jedem verbundenen Gerät abrufbar – auch standortübergreifend,
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Nachhaltigkeit: Fehldrucke und Papierberge werden reduziert.
Gäste willkommen – aber bitte sicher
Besonders spannend wird es, wenn externe Gäste ins Spiel kommen: Geschäftspartner im Coworking-Space, Konferenzteilnehmer im Hotel, Gäste in der Flughafen-Lounge oder Studierende in der Uni-Bibliothek. Auch sie wollen drucken – aber ohne Risiko für sensible Daten.
Hier setzt der Konica-Minolta-Service „Secure Guest Print“ an. „Das funktioniert ganz einfach“, erklärt Christopher Reinhard. „Gäste schicken ihre Datei an eine spezielle E-Mail-Adresse, erhalten einen PIN-Code zurück und holen mit diesem den Ausdruck selbst am Gerät ab.“ Ohne Warteschlangen, ohne Registrierung – und vor allem: ohne dass Dokumente unbeaufsichtigt herumliegen.
Workplace Pure – die Cloud-Plattform fürs Office-Leben
Hinter diesen Lösungen steckt die Cloud-Plattform Workplace Pure von Konica Minolta, die der Technologie- und Managed-Service-Provider eigens für Services rund ums Dokumentenmanagement entwickelt hat. Mit Workplace Pure funktioniert der Büroalltag so nahtlos wie ein gutes Smartphone-Ökosystem:
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Dateien sicher in die Cloud schicken, ohne Treiberchaos – mit den erwähnten Funktionen wie FollowMe-Printing und Secure Guest Print,
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Dokumente mit einem Klick sicher in unterschiedliche Dateiformate umwandeln,
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durchsuchbare PDFs erzeugen,
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Texte automatisch übersetzen unter Beibehaltung des bestehenden Layouts,
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und all das zentral gesteuert, jederzeit skalierbar.
Was wir aus Anchorage lernen sollten
Der Alaska-Vorfall ist mehr als eine Anekdote. Er ist eine Mahnung: Sicherheit scheitert oft nicht an Hightech, sondern am Alltag. Wer möchte schon, dass Geschäftsstrategien, Gehaltslisten oder Verträge zwischen Broschüren und Werbeflyern im Drucker vergessen werden?
Die gute Nachricht: Mit den richtigen Tools lassen sich solche Szenen leicht vermeiden. Und während Spitzendiplomaten vielleicht noch darüber lachen, hat jedes Unternehmen die Chance, mit einfachen, smarten Lösungen auf der professionellen und sicheren Seite zu sein. Denn niemand sollte seine vertraulichen Unterlagen im Drucker liegen lassen müssen – schon gar nicht bei einem historischen Gipfeltreffen.